Arbejdsrelateret stress er vanskelig at løse alene. Alligevel kan alle have gavn af forskellige metoder til at håndtere stressede situationer, og det er den enkeltes medansvar at håndtere og sige fra over for stress på arbejdspladsen.
1. Overblik
Start dagen med at få et overblik over dine arbejdsopgaver. Gør dig klart, hvad du skal nå, og vær realistisk, så du ikke føler, at du er bagud. I det omfang det kan lade sig gøre, kan det være en god idé at strukturere din tid ved fx at benytte faste tidspunkter på dagen til bestemte opgaver. Det kan være at besvare breve, e-mails eller afvikle aftalte telefonsamtaler.
Det skaber overblik at vide, hvilke arbejdsopgaver og møder du har, og hvordan din arbejdstid fordeler sig. På den måde bliver det mere synligt, om din arbejdstid passer til mængden af opgaver. Har du et realistisk indtryk af din tid og dine opgaver, vil du lettere kunne justere dine forventninger til, hvad du kan nå.
2. Prioritering
Når du har fået overblik over dagens opgaver, skal de prioriteres. En optimal prioritering er afhængig af, at (del)mål og strategi er defineret klart (hvad skal man nå i dag og på hvilken måde). Prioriteringen afhænger naturligvis af, hvad er vigtigst netop nu, og er dette ikke klart for dig, skal du indhente den nødvendige information. Spørg fx din chef, hvis du er i tvivl om, hvad der skal prioriteres højest.
På lederniveau skal en prioriteringsliste ofte justeres flere gange om dagen. Det øger effektiviteten, og det dæmper stressniveauet, når du er i stand til at prioritere rigtigt og derefter fokusere på og nå den valgte opgave. Med en klar prioritering vil du automatisk foretage rationelle og bevidste valg, og det betyder større effektivitet og arbejdsglæde. Når dagens prioritering er foretaget, skal arbejdsopgaverne planlægges.
3. Planlægning
Planlæg de prioriterede opgaver, og gør, som du har planlagt. Overvej, om opgaverne kan løses umiddelbart, eller om du forinden skal drøfte dem med kolleger eller chefen. De mest krævende opgaver bør lægges på det tidspunkt af dagen, hvor du arbejder bedst. For de fleste er morgen- og formiddagstimerne de mest produktive. Op del altid en større opgave i mindre delmål, det gør den lettere at overskue. Meld klart ud, når der er tidspunkter, hvor du ikke vil forstyrres, og hvornår du er til rådighed igen.
Vær realistisk, og sørg for, at der er tid til uforudsete opgaver og henvendelser, når arbejdsdagen planlægges. En god regel er, at de fastlagte aktiviteter ikke fylder mere end ca. 60% af dagen. Det giver mulighed for at imødekomme de ikke-planlagte aktiviteter. Planlægning af arbejdsopgaver rækker ud over den enkelte dag. Det giver overblik, hvis du med mellemrum planlægger dine opgaver set i et større perspektiv, fx 14 dage eller en måned frem. Uddelegér de opgaver, der kan uddelegeres, men husk at afstemme med kollegaens egen prioritering, så du ikke bliver en tidsrøver.
Mange oplever, at der ikke altid er tid til at uddelegere opgaver. Igen er overblik og planlægning kodeordene, for har du overblik over dine opgaver – helst mere en en dag frem – vil det også være muligt i god tid at se, hvilke opgaver der kan uddelegeres.
Når du ønsker at uddelegere en opgave, er det en god idé at:
Vælge den kollega, der kan og har tid til at udføre opgaven
Give utvetydige instrukser, så kollegaen ved, hvad der forventes
Sikre sig, at kollegaen har forstået opgaven
Være parat til at træde til, hvis kollegaen får brug for hjælp
Undlade at blande sig, hvis der ikke er brug for det
4. Afrund dagen
Afrund din dag ved at bruge 10-15 minutter på at planlægge morgendagens opgaver. Det giver overblik, og du kan holde fri på en ustresset måde. Tager du arbejdsopgaver med hjem, er det en god idé – før du forlader arbejdet – at planlægge præcis, hvilke opgaver du skal nå om aftenen. På den måde sikrer du, at du har de nødvendige papirer, informationer o.l. med hjem, men også, at den tid, du har afsat om aftenen, er realistisk i forhold til opgavens omfang. Vurdér altid, om opgaven kan udsættes til i morgen. Intet er så stressende som de opgaver, du tager med hjem og alligevel ikke får kigget på.
5. Gør én ting ad gangen
Gør én ting ad gangen, så du kan koncentrere dig om opgaven. Gør så vidt muligt opgaven færdig, før du starter en ny, og gem kun den information, som skal bruges igen. Unødvendige papirer, mails o.l., der hober sig op, kan ødelægge din koncentration.
6. Pauser
En pause kan være en opladning, der giver øget energi. Pausen kan være at hente en kop te eller kaffe eller at gå en hurtig tur og trække frisk luft. Men for nogen kan en pause også være at løse en let opgave, fx at svare på et par e-mails, som afveksling fra de mere krævende opgaver. Det er afstressende at få sat flere hurtige hak på sin liste over dagens opgaver. En pause kan også være en kort snak med en kollega, men det er vigtigt, at kollegaen er indforstået, da pausen ellers bliver en frustrerende tidsrøver for kollegaen.
7. Sund livsstil
Brug kroppen, når du har mulighed for det. Tag trapperne i stedet for elevatoren for motionens skyld. Er du anspændt i nakke eller skuldre, er det en god øvelse, mens du sidder afslappet på en stol, at bevæge hovedet, så du (med hovedet) tegner tallene fra 1 til 9.
Motion er vigtigt, når man er stresset, da reaktionen på en stresset situation begrænses, når man er i god form. Man får ikke samme høje puls, og blodtrykket stiger ikke så voldsomt. En halv times motion dagligt, hvor man sveder og får pulsen op, er nok til at komme i en form, som er navnlig i stressende situationer.
Når du dyrker motion, har du bedre mulighed for at ‘forbrænde’ de stresshormoner, som har ophobet sig gennem en hektisk dag. Selv om man har travlt, må man ikke springe frokosten over. Kroppen har for det første brug for energien, og frokosten er desuden en pause fra arbejdet. Drik rigeligt med vand (halvanden til to liter) i løbet af dagen og spar på stimulanser som kaffe og cigaretter.
8. Vejrtrækning
Dybe indåndinger virker afstressende. Lige før du skal i gang med en opgave (eller måske fremlægge en opgave), kan du med fordel trække vejret dybt ned i maven 10 gange.
9. Kommunikation
Kommunikér klart med dine omgivelser, hvad enten det drejer sig om kolleger, leder, venner eller familie. Sig klart, hvad du ønsker, hvilke problemer du har, og spørg om hjælp, hvis du har brug for det. Det kan være svært at tale om stress på arbejdspladsen. Mange medarbejdere, der selv oplever stress, holder kortene tæt indtil kroppen. Det kan der være flere forklaringer på, fx:
Man tror, det går over, hvis man bare yder en ekstra indsats
Man tror, der er noget helt andet galt – at hovedpine, hjertebanken, svimmelhed, hukommelsessvigt skyldes noget fysisk
Man frygter tab af anseelse hos chefen, kollegerne og måske familien
Man vil ikke indrømme, at man har mistet overblikket og dermed ikke længere har styr på sit arbejde
Man er bange for at blive fyret
Man tør ikke se problemet i øjnene. Det forpligter at erkende, at man er stresset, og konsekvenserne, fx sygemelding, kan virke helt uoverskuelige og angstprovokerende
Ikke desto mindre reducerer det følelsen af stress at tale med andre om det. Og en uoverkommelig opgave eller problemstilling bliver ofte mere overskuelig, når man har talt den igennem med andre. Myten om, at stress vokser, hvis først man begynder at tale om den, er ikke sand.
Har du en kollega eller medarbejder, som er stresset, men som alligevel har overskud til at henvende sig og bede om hjælp, skal samtalen gribes rigtigt an:
Det vigtigste er, at du, inden du påbegynder samtalen, afsætter den fornødne tid
Lyt og spørg interesseret til, hvad der stresser vedkommende
Start ikke med at overdænge kollegaen med gode råd. Nogle gange har kollegaen bare brug for luft
Man kan desuden bede en nær kollega reagere, hvis han eller hun oplever, at man er stresset. I den situation mister man både overblikket og evnen til at bede om hjælp. Vælg de tre signaler under både de fysiske, psykiske og adfærdsmæssige signaler, der gælder mest for dig. Det er en god idé at skrive signalerne ned på et stykke papir og give papiret til den kollega, som man ønsker skal reagere.
Arbejdsliv, trivsel og stress
Hvordan kan vi ruste unge og ældre til et arbejdsliv, og hvordan kan vi bidrage til, at arbejdspladserne bliver mere rummelige?
Se mere i vores tema om arbejdsliv, trivsel og stress - og bliv klogere på, hvordan I kan håndtere stress på jeres arbejdsplads.
10. Arbejdsliv og privatliv
Sørg for at adskille arbejde fra privatliv. Forsøg så vidt muligt at fokusere på dit arbejde, når du er på arbejde, og på din familie, venner eller fritidsaktiviteter, når du har fri. Skab dig også et overblik over, hvad du vil i din fritid, og vær realistisk, så dine ønsker harmonere med din familie, din tid og din økonomi. For mange er økonomien en stressfaktor. Også der gælder, at der er risiko for at blive stresset, hvis dine eller familiens krav og ønsker overstiger ressourcerne.
Planlæg ugen – evt. sammen med din partner – så du ved, hvornår der skal købes ind, hvilke dage du skal hente og bringe børn, o.l. Det giver overblik, så du kan bede om hjælp, hvis der skulle være brug for det. Husk, at de råd, der gælder for stresshåndtering på arbejdspladsen, med stor fordel kan benyttes i privatlivet.
